Workflow-Guide

Hochzeitsfotos online an Kunden teilen

Ein praxisnaher Workflow, der beim Brautpaar auf der anderen Seite des Links genauso funktioniert wie bei dir — ohne Screenshots, ohne WhatsApp-Chaos, ohne „Bitte schick nochmal".

Stand: October 2026

Die Auslieferung ist der Moment, in dem eine Hochzeit entweder rund abgeschlossen wird — oder noch vier Wochen lang Nachrichten produziert. Die Lösung ist keine Willensanstrengung, sondern Struktur. Diese Anleitung zeigt dir, wie eine saubere, DSGVO-konforme Lieferung aussieht.

1. Finale Bearbeitung

JPEGs in voller Auflösung exportieren, konsistente Dateinamen (JJJJ-Nachname-###.jpg) und bei Bedarf einen zweiten „Web"-Export bei 2000 px Kante — Vorschau bleibt flott, selbst wenn das Brautpaar unterwegs schaut.

2. Private Galerie anlegen

In Gallery4you eine neue Galerie erstellen, Fotos hochladen. Ein Wasserzeichen setzt du einmal — das Tool stempelt die Vorschauen automatisch, die Originale bleiben sauber und werden erst für autorisierte Downloads freigegeben. Passwort optional; für Hochzeiten empfiehlt sich eine merkbare Phrase statt eines komplizierten Passworts.

3. Link teilen

Sende die private URL, das Passwort (falls gesetzt) und einen kurzen Absatz mit zwei Informationen: wie lange die Galerie online ist und was du dir von ihnen wünschst. Brautpaare lesen kurz nach der Hochzeit keine Romane — fass dich kurz.

4. Auswahl einsammeln

Das integrierte Auswahl-Tool lässt das Brautpaar Lieblingsfotos direkt im Browser markieren. Du siehst die Liste in deinem Dashboard. Das ersetzt die üblichen E-Mails mit „die mit den Sonnenblumen" und liefert dir eine saubere Vorlage für das Album.

5. Download freischalten

Nach der Auswahl aktivierst du den Download — entweder für die komplette Galerie oder nur für die Favoriten. Die Download-Statistik zeigt, wer wann was geladen hat, falls später jemand behauptet, „nichts bekommen" zu haben.

Was du vermeiden solltest

  • Nur WeTransfer. Links laufen ab, Brautpaare verlieren sie, du resendest monatelang.
  • Originale zu früh. Wasserzeichen haben einen Grund — schütze deine Arbeit bis zur Bezahlung.
  • RAW hochladen. Brautpaare wollen Finals, keine .CR3-Dateien.
  • Auswahlphase auslassen. Ein Auswahl-Tool ist schneller als jede Gruppen-Chat-Diskussion.

Wie schnell musst du liefern?

Die Erwartung entsteht nicht bei der Übergabe, sondern beim Vertragsgespräch. Wer vier bis sechs Wochen zusagt und nach drei liefert, hat ein begeistertes Brautpaar; wer „so schnell wie möglich" sagt, bekommt nach zehn Tagen die erste Nachfrage. Zwei Dinge helfen dabei mehr als schnelleres Arbeiten:

Vorschau innerhalb einer Woche

Eine kleine Galerie mit zwanzig bis dreißig Bildern, wenige Tage nach der Hochzeit, nimmt fast den gesamten Druck aus der Wartezeit. Das Brautpaar hat etwas zum Teilen, und du arbeitest in Ruhe an der vollständigen Auslieferung.

Ein Enddatum statt einer Schätzung

Nenne im Übergabetext, wie lange die Galerie online bleibt. Drei bis sechs Monate sind üblich und reichen für Album, Dankeskarten und die Weitergabe in der Familie. Eine Frist, die alle kennen, ersetzt die Erinnerungsmails.

Gästefotos per QR-Code einsammeln

Die Bilder, die du am Hochzeitstag nicht machen konntest, haben die Gäste auf dem Handy — und sie verschwinden dort auch wieder. Ein QR-Code auf den Tischen führt sie in dieselbe Galerie, ohne App und ohne dass jemand Adressen einsammelt.

Was du dafür vorbereitest

Galerie anlegen, Gästeupload freischalten, QR-Code ausdrucken und auf die Tische stellen. Für das Brautpaar ist das Ergebnis eine einzige Galerie statt eines halben Dutzends WhatsApp-Gruppen; für dich ist es ein Argument im Angebot, das sonst niemand macht.

Was du dabei im Blick behalten solltest

Gästefotos sind personenbezogene Daten wie deine eigenen auch. Halte fest, wer die Galerie sehen darf, und weise das Brautpaar darauf hin, dass es die Gäste informiert — das Recht am eigenen Bild gilt für Handyfotos genauso wie für deine. Der Gästeupload gehört zum Professional-Tarif.

Häufige Fragen

Wie lange sollte eine Hochzeitsgalerie online bleiben?

Drei bis sechs Monate sind üblich und reichen für Album, Dankeskarten und die Weitergabe an die Familie. Nenne die Frist im Übergabetext, statt sie offen zu lassen: ein Brautpaar, das ein Enddatum kennt, lädt früh herunter, und du sparst dir die Nachfrage ein Jahr später.

Brauchen meine Kunden ein Konto, um die Galerie zu öffnen?

Nein. Das Brautpaar öffnet den privaten Link, den du geschickt hast, und die Galerie lädt — ohne Registrierung und ohne App. Hast du ein Passwort gesetzt, geben sie es einmal ein. Das gilt auch für Gäste, die per QR-Code kommen.

Wie liefere ich Hochzeitsfotos DSGVO-konform aus?

Die Fotos bleiben in der EU, die Galerie ist nicht öffentlich auffindbar, und du kannst sie samt Metadaten wieder löschen. Anwendung, Datenbank und Bildspeicher laufen in Frankfurt am Main. Für Auftragsarbeiten brauchst du zusätzlich einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

Können Hochzeitsgäste eigene Fotos in die Galerie hochladen?

Ja. Du schaltest den Gästeupload für eine Galerie frei, druckst den QR-Code aus und stellst ihn auf die Tische. Die Gäste laden ihre Handyfotos in dieselbe Galerie, ohne App und ohne Konto. Der Gästeupload gehört zum Professional-Tarif.

Was kostet es, eine Hochzeitsgalerie zu teilen?

Das Teilen selbst kostet nichts. Der kostenlose Tarif deckt eine vollständige Kundengalerie mit Auswahl und Download ab; die bezahlten Tarife heben vor allem den Speicher an und bringen Passwortschutz, Wasserzeichen und Download-Statistik dazu.

Was mache ich, wenn das Brautpaar den Link verliert?

Du schickst denselben Link noch einmal — er läuft nicht nach wenigen Tagen ab wie ein Dateitransfer. Genau das ist der Unterschied zu WeTransfer und der Grund, warum die Auslieferung über eine Galerie nach ein paar Hochzeiten weniger Arbeit macht.

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