Cómo entregar fotos a clientes
Entrega sin enlaces que caducan: galería privada con contraseña, marca de agua, selección online y estadísticas de descarga.
Entregar las fotos es el momento en que tu trabajo se convierte en un producto. Y sin embargo, en muchos estudios ese paso sigue haciéndose con herramientas pensadas para otra cosa: transferir archivos. Esta guía explica por qué eso falla y cómo es el flujo cuando se hace bien.
Qué incluye realmente entregar fotos a un cliente
Quien solo piensa en mover los archivos se queda corto. Entre «sesión terminada» y «cliente contento» hay cinco pasos, y transferir es solo uno:
- Previsualización — el cliente ve las fotos a un tamaño decente, no como nombres de archivo en una carpeta.
- Selección — marca cuáles quiere retocadas, impresas o aprobadas.
- Aprobación — recibes la selección como una lista, no como un audio de WhatsApp diciendo «la tercera empezando por arriba».
- Descarga — en calidad completa, de la galería entera o solo de la selección.
- Constancia — puedes demostrar cuándo entregaste y cuándo se descargó.
Por qué WeTransfer y Google Drive se quedan cortos
Son buenas herramientas para mover archivos entre compañeros. Como entrega a cliente final tienen cuatro puntos débiles concretos:
- El enlace caduca. En los planes gratuitos suele durar unos pocos días. El cliente escribe al tercer mes porque su madre quiere una foto, y tú vuelves a subir 8 GB.
- La protección depende de la herramienta. WeTransfer permite poner una contraseña a cada envío. Google Drive no tiene contraseña: o es un enlace abierto o es una lista de personas que añades una a una. Y con un enlace abierto, quien tiene el enlace tiene las fotos. En una boda que circula por tres grupos familiares, eso no es una preocupación teórica.
- Poca información de vuelta. WeTransfer muestra un estado de descarga del envío. Un enlace abierto de Google Drive se abre sin iniciar sesión, así que no ves quién ha descargado. La pregunta «¿te llegaron las fotos?» sigue siendo la frase más incómoda de todo el encargo.
- No hay herramienta de selección. La respuesta llega como una lista de números por WhatsApp y acabas retocando la 47 en lugar de la 74.
Cómo funciona con una galería de cliente
La diferencia no es que quede más bonito. La diferencia es que los cuatro pasos que faltaban ocurren en la misma herramienta que la descarga.
- Una dirección fija por galería, que sigue ahí hasta que tú la borres.
- Contraseña opcional por galería, para que reenviar el enlace no signifique dar acceso. Desde el plan Starter.
- Marca de agua automática en las previsualizaciones, mientras los originales quedan limpios — imprescindible si entregas antes de cobrar. En el plan Professional.
- Selección en el navegador: el cliente marca sus favoritas sin crear ninguna cuenta.
- Descarga en ZIP de la galería completa o solo de lo aprobado.
- Estadísticas por galería — visitas en todos los planes y, en el plan Professional, también descargas, para no tener que preguntar.
La entrega paso a paso
1. Exportar los archivos finales
Exporta los JPEG a resolución completa y usa una única lógica de nombres de archivo (AAAA-apellido-###.jpg). No entregues los RAW: el cliente no los necesita. Tampoco hace falta una exportación «para web» aparte: la galería genera previsualizaciones ligeras para verlas desde el móvil.
2. Galería privada y fecha límite
Crea una galería nueva y sube el conjunto final. Fija desde el principio la fecha en el campo «Caduca el»: así el cliente sabe hasta cuándo puede descargar. A partir del plan Starter puedes añadir una contraseña. Si enseñas las fotos antes de cobrar el total, activa la marca de agua en el plan Professional: las previsualizaciones van marcadas y los originales quedan limpios.
3. El enlace para el cliente
Envía el enlace privado, la contraseña (si la has puesto) y un párrafo corto: hasta cuándo está disponible la galería y qué esperas del cliente — ver las fotos, marcar sus favoritas, cumplir el plazo. Después de una sesión nadie lee mensajes largos.
4. La selección del cliente
El cliente marca sus favoritas en el navegador, sin crear ninguna cuenta, y tú ves la lista ya hecha en tu panel. Eso sustituye a los mensajes del tipo «esa en la que salimos junto a la ventana» y te da un punto de partida limpio para el retoque o la maquetación del álbum. Si el paquete incluye un número fijo de fotos, pon un «Límite de selección»: la galería no deja marcar más.
5. La descarga
Tras la selección, habilitas la descarga: de la galería entera o solo de las fotos elegidas, en un único ZIP. El cliente decide si descarga el original para imprimir o una versión más ligera para el móvil y las redes sociales. En el plan Professional, las estadísticas de descarga muestran cuándo se descargaron las fotos: útil si un año después llega un «no recibimos nada».
Qué es gratis y qué va en los planes de pago
El plan gratuito es una galería de cliente completa, no una prueba de unos días:
- Gratis: galería con diseño propio, selección online, ZIP para el cliente, fecha de acceso y código QR de la galería. Sin tarjeta.
- Starter: más almacenamiento, contraseña por galería, código QR con tu logotipo.
- Professional: marcas de agua, estadísticas de descarga y subida de fotos por parte de los invitados mediante un código QR, por ejemplo en una boda.
Los límites de almacenamiento y los precios actuales están en la página de precios.
Protección de datos: lo que aplica en Europa
Las fotos de tus clientes son datos personales. Para la entrega eso significa tres cosas, independientemente del proveedor: los datos necesitan un lugar de almacenamiento cuya situación legal puedas explicar, necesitan un plazo de borrado, y si un proveedor los trata por encargo tuyo, necesitas un contrato de encargado del tratamiento.
En Gallery4you la aplicación, la base de datos y los archivos de imagen están en Fráncfort: las imágenes en la región eu-central-1 de AWS, la aplicación y la base de datos en el centro de datos del proveedor allí mismo; las copias diarias, en Francia. Los tres lugares están en la UE. Lo que eso no significa: que no haya ninguna empresa estadounidense implicada — AWS es una compañía de EE. UU. con centros de datos europeos. Preferimos decirlo aquí y no en la letra pequeña.
Una galería de clientes para entregar tus fotos
En resumen: en lugar de archivos ZIP y enlaces de transferencia, tus clientes reciben un único enlace. Abren la galería en el navegador, marcan sus favoritas y lo descargan todo en un clic, sin crear una cuenta y sin instalar nada. Para eso sirve una galería de clientes para entregar tus fotos, y el plan gratuito basta para empezar.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la mejor forma de entregar fotos a un cliente?
Una galería privada con dirección propia, no un enlace de descarga. La galería sigue accesible, muestra las fotos a tamaño razonable y recoge la selección directamente.
¿Cuánto tiempo deben estar las fotos online?
El tiempo acordado y ni un día más: el RGPD exige limitación del plazo de conservación, no archivo indefinido. De seis a doce meses con un aviso antes del borrado suele ser un buen equilibrio.
¿Tengo que pagar para probarlo?
No. El plan gratuito incluye 2 GB de almacenamiento y hasta 2 galerías, sin tarjeta. Suficiente para entregar una sesión real en paralelo a tu método actual antes de cambiar nada.
¿El cliente necesita crear una cuenta para abrir la galería?
No. El cliente abre el enlace privado que le has enviado, sin cuenta y sin aplicación. Si la galería tiene contraseña, la introduce una sola vez.
¿Cómo elige el cliente las fotos para el álbum o el retoque?
Marca sus favoritas en el navegador y tú ves la lista ya hecha en tu panel. Si el paquete incluye un número fijo de fotos, pon un «Límite de selección»: la galería no deja marcar más.
¿Pierden calidad las fotos, como en las aplicaciones de mensajería?
No. Para verlas, la galería muestra previsualizaciones rápidas; para descargarlas, el cliente elige el original con la calidad con la que lo subiste o una versión más ligera para el móvil.